Stel: je richt een stichting op met de ambitie om een verschil te maken op wereldschaal. Wat is dan het juiste moment om na te denken over je digitale werking? Voor Vaugnity is het antwoord helder: nu meteen.
Hoewel we nog maar net juridisch zijn opgericht, maken we al bewuste keuzes over hoe we onze werking willen organiseren. Niet alleen inhoudelijk, maar ook digitaal. Want wie vanaf dag één kiest voor integratie en efficiëntie, legt een fundament dat meegroeit met de missie.
Excel of systeem? Waarom wij daar niet over twijfelden
Ik krijg de vraag vaak: “Maar je bent toch net begonnen? Waarom zou je nu al investeren in een systeem?”
Het antwoord is simpel: omdat we geloven in duurzaamheid, ook op digitaal vlak.
Excel lijkt misschien handig voor starters, maar het is zelden een duurzame keuze. Het leidt tot versnippering, foutgevoeligheid, tijdverlies en frustratie. Zeker als je impact wil maken met beperkte middelen, heb je een stevige ruggengraat nodig. Een goed systeem zorgt voor overzicht, automatisering en ruimte voor groei — ook als je team nog klein is.
Van visie naar keuze: waarom Odoo?
Bij Vaugnity hanteren we dezelfde methodiek die we bij Enter Digital toepassen voor onze klanten in de non-profitsector. Dat betekent dat we nu al doelgericht nadenken over:
- Onze processen
- Onze databehoeften
- Onze integratiebehoeften
- En de schaalbaarheid van de werking
We hebben onze website onlangs overgezet naar Odoo — een strategische keuze. Niet enkel om de website te vernieuwen, maar als experiment: kunnen we dit platform gebruiken als ons geïntegreerd systeem? De eerste signalen zijn positief. Odoo combineert CRM, projectbeheer, boekhouding en meer in één omgeving.
En vooral: het is standaardsoftware — geen maatwerk.
Dat laatste is cruciaal. We willen geen energie steken in het onderhouden van unieke software, maar inzetten op robuuste oplossingen die doorontwikkeld worden door een sterke community. Dat betekent minder zorgen, meer impact.
Fiscale attesten: gamechanger of hindernis?
Er is wel één element dat nog een rol kan spelen in onze definitieve keuze: de fiscale attesten. We onderzoeken op dit moment met juridische en financiële adviseurs of het zinvol is om bij de overheid een aanvraag in te dienen om deze attesten te mogen uitreiken.
Voordelen:
- Interessant voor donateurs: zij kunnen hun gift fiscaal inbrengen
- Aantrekkelijker voor grotere schenkers
Mogelijke nadelen:
- Meer wettelijke verplichtingen en beperkingen
- Minder vrijheid in de manier waarop we werken of samenwerken
Die beslissing zal mede bepalen hoe strikt ons systeem moet zijn ingericht. Als we wél fiscale attesten uitreiken, zal compliance en administratie zwaarder doorwegen. In dat geval is een geïntegreerd platform zoals Odoo een evidente keuze. Als we ervoor kiezen om dat niet te doen, houden we meer flexibiliteit.
Wat we willen vermijden
We willen niet:
- In een jungle van losse tools belanden
- Manueel gegevensbeheer dat tijd vreet
- Systeemkeuzes die binnen twee jaar al achterhaald zijn
Daarom kiezen we voor standaardsoftware, met het oog op:
- Snelheid van implementatie
- Onderhoudsgemak
- Betaalbaarheid op lange termijn
Slotgedachte: digitaal starten is niet hetzelfde als digitaal groot zijn
Je hoeft geen grote organisatie te zijn om grote keuzes te maken. Bij Vaugnity kiezen we ervoor om al van bij het begin professioneel, geïntegreerd en toekomstgericht te werken. Niet omdat het moet, maar omdat we geloven dat onze missie dat verdient.
Digitale volwassenheid is geen eindpunt. Het is een keuze die je elke dag maakt. Wij kiezen ervoor om die keuze vandaag al serieus te nemen.